Die Messung und die Abrechnung betriebskostenrelevanter Verbräuche gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Standardprozessen bei der Verwaltung von Immobilien. Ziel ist die Erfassung aller Verbräuche in einer Liegenschaft sowie deren verbrauchsgerechte Zuordnung zu den jeweiligen Mietern. Schließlich soll jede Partei nur die Energie- und Wassermengen bezahlen müssen, die sie auch tatsächlich verbraucht hat. Alles nur Routine also? Mitnichten. Bestandshalter mit wachsendem Portfolio kennen das Problem: Wer eine Liegenschaft neu erwirbt, kauft in der Regel auch die zu diesem Zeitpunkt bestehenden Messdienstleistungsverträge. Und diese können Restlaufzeiten von bis zu zehn Jahren aufweisen. Größere Immobilienportfolios verfügen daher oft über unterschiedliche Messdienstleister, deren Verträge unterschiedliche Laufzeiten, Kostenstrukturen, technische Umsetzungskonzepte und Service-Levels umfassen. Die Folgen sind ein hoher Verwaltungsaufwand, eine fehlende Dokumentation und Kosten, deren Höhe jedoch durch geeignete Maßnahmen spürbar reduziert werden kann.
Bei der Optimierung der Messdienstleistungen steht im ersten Schritt die Erfassung des Ist-Zustandes im Vordergrund. Hierfür sind die bestehenden Zähler- und Dienstleistungsstrukturen aufzunehmen, bei Bedarf zu vervollständigen und in Abstimmung mit dem Eigentümer ein zukünftiger Soll-Zustand zu definieren.
Weiterhin sollte bei der Neustrukturierung der Messdienstleistungen beachtet werden, dass die abrupte Trennung von einem bestehenden Messdienstleister mit einem erhöhten Aufwand und Kosten verbunden sein kann. Wird ein Dienstleistungsvertrag frühzeitig gekündigt, kann der bisherige Messdienstleister die Restwertmieten für die von ihm installierte Messtechnik vom Eigentümer verlangen. Bei mehreren Dienstleistungsverträgen mit unterschiedlichen Restlaufzeiten bietet sich daher ein schrittweiser „Rückzug“ an, um mögliche Mehrkosten bei der Umrüstung zu begrenzen.
Nach der Sammlung, Vervollständigung und Analyse der bestehenden Dienstleistungsverträge geht es an die Neuausschreibung der Mess- und Abrechnungsdienstleistungen. Eines der zentralen Themen bei der Auswahl des neuen Dienstleisters ist das sogenannte Migrationskonzept, mit dem die alten Messeinrichtungen auf neue umgestellt werden sollen. Aus technischer Sicht wird zwischen drei Varianten beim Messverfahren unterschieden:
- Das manuelle Ablesen der Verbräuche direkt in der Mieteinheit durch den Ablesedienst.
- Das Walk-by-Verfahren, bei dem der Ablesedienst die Messgeräte aus näherer Entfernung (z. B. vom Flur aus) abliest.
- Das Gateway-Verfahren, bei dem die Messgeräte die Verbrauchsdaten selbstständig an eine zentrale Datenbank schicken, wo sie dann automatisch ausgelesen werden.
Eigentümer und Verwalter können durch die Umstellung der Verträge und der Messeinrichtung erhebliche Effizienzgewinne erwarten. Dank der Neuvergabe erhalten sie vertraglich zugesicherte Konditionen, zum Beispiel einen zentralen Ansprechpartner auf Dienstleisterseite, genau definierte Service-Levels und individuell strukturierte Workflows. Hinzu kommt, dass im Zuge der Neustrukturierung ein auf die Bedürfnisse des Eigentümers standardisiertes technisches Umsetzungskonzept implementiert werden kann, welches häufig zusätzliche Serviceleistungen ermöglicht. Wie Eigentümer und Verwalter im Detail profitieren, verraten wir im nachfolgenden Beispiel.
Case Study: Moderne Messdienstleistungen sparen jährlich 110.000 Euro ein
Im März 2018 wurde Argentus von der Peach Property Group beauftragt, die Messdienstleistungen für zehn Wohnungsportfolios mit einem Gesamtumfang von 400 Liegenschaften mit circa 6.500 Nutzeinheiten und etwa 35.000 Messgeräten zu optimieren. Die Liegenschaften werden in den kommenden Jahren mit einer einheitlichen, innovativen Messtechnik ausgestattet, die über eine Gateway-Cloud-Lösung auslesbar sein wird. Trotz der dafür erforderlichen Investitionen in moderne Messtechnik werden die Kosten für die Messdienstleistung um etwa 110.000 Euro pro Jahr sinken. Für die Peach Property Group wird das innerhalb der zehnjährigen Laufzeit der neuen Messdienstleistungsverträge zu einer Einsparung von circa 1,1 Millionen Euro führen.
Im Rahmen der Projektumsetzung erfolgte eine überregionale Ausschreibung. Mit vier Dienstleistern führte Argentus intensive Verhandlungsgespräche und verhandelte entsprechende Umsetzungskonzepte. Die Mess- und Abrechnungsdienstleistungen samt Rauchwarnmelder-Service wurden letztlich an die Minol Messtechnik W. Lehmann GmbH & Co. KG vergeben..
Die Analyse, Ausschreibung und Neustrukturierung der Mess- und Abrechnungsdienstleistungen vereinfacht die Immobilienverwaltung und hilft langfristig dabei, Kosten einzusparen – auch in Ihren Liegenschaften. Wenn Sie wissen möchten, wie Argentus Ihnen weiterhelfen kann, kontaktieren Sie uns einfach, schnell und unverbindlich über unsere Kontaktseite.